Rechnung schreiben als Band: Pflichtangaben, Kleinunternehmer und E-Rechnung

Als Kleinunternehmer braucht die Rechnung für eure Gage fünf Angaben: Namen und Anschriften, Steuernummer, Datum, die Leistung und den Betrag mit einem Hinweis auf die Steuerbefreiung (§ 34a UStDV). Ohne Kleinunternehmerregelung kommen Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz und Steuerbetrag dazu (§ 14 Abs. 4 UStG).

Welche der beiden Listen für euch gilt, entscheidet der Umsatz. Im Jahr, in dem ihr anfangt, gilt dafür eine niedrigere Grenze als später.

Rechnung mit Umsatzsteuer: was zusätzlich draufgehört

Gilt die Kleinunternehmerregelung nicht, verlangt § 14 Abs. 4 UStG mehr. Zu den Angaben oben kommen eine fortlaufende Rechnungsnummer, die ihr nur einmal vergebt, der Zeitpunkt der Leistung, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie der Steuersatz und der Steuerbetrag. Welcher Steuersatz für eure Leistung gilt, klärt ihr einmal mit eurer Steuerberatung.

Rechnet der Club selbst ab und schickt euch das Papier, muss darauf das Wort „Gutschrift“ stehen (§ 14 Abs. 4 Nr. 10 UStG).

Kleinunternehmer: welche Grenze im ersten Jahr gilt

Kleinunternehmer seid ihr, wenn euer Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG, in dieser Fassung seit 01.01.2025). Gezählt wird, was tatsächlich eingenommen wurde.

Im Jahr, in dem ihr anfangt, gilt etwas anderes. Das Bundesfinanzministerium stellt dann allein auf den Umsatz des laufenden Jahres ab, und maßgebend ist die Grenze von 25.000 Euro statt 100.000 Euro. So steht es im Schreiben vom 18.03.2025 (Abschnitt 19.1 Abs. 3 UStAE); im Gesetzestext selbst steht es nicht.

Überschreitet ihr die Grenze im laufenden Jahr, endet die Steuerbefreiung sofort, und schon der Umsatz, mit dem ihr sie überschreitet, ist steuerpflichtig. Das folgt aus § 19 Abs. 1 Satz 1 UStG selbst; das Schreiben vom 18.03.2025 führt es an einem Beispiel vor. Schon die Rechnung dafür braucht die längere Liste mit Umsatzsteuer. Was die Kleinunternehmerregelung sonst bedeutet, steht in Steuern für Bands.

E-Rechnung: was eine kleine Band ausstellen und empfangen muss

Als Kleinunternehmer dürft ihr eure Rechnungen immer als sonstige Rechnung schicken, also auf Papier oder als PDF (§ 34a Satz 4 UStDV); dasselbe gilt für Rechnungen bis 250 Euro (§ 33 Satz 4 UStDV). Für das PDF braucht ihr die Zustimmung des Empfängers. Sie bedarf laut Bundesfinanzministerium keiner besonderen Form und kann auch durch schlüssiges Verhalten erfolgen (Schreiben vom 15.10.2024 in der Fassung vom 15.10.2025).

Empfangen müsst ihr E-Rechnungen trotzdem. Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen dafür schaffen, ausdrücklich auch Kleinunternehmer. Ein gesondertes E-Mail-Postfach nur für E-Rechnungen ist dafür nicht nötig.

Ohne Kleinunternehmerregelung ist eine Rechnung über mehr als 250 Euro an einen anderen Unternehmer im Inland eine E-Rechnung in einem strukturierten Format (§ 14 Abs. 2 UStG). Für Leistungen aus 2025 und 2026 gehen bis zum 31.12.2026 noch Papier oder, mit Zustimmung, ein PDF. Für Leistungen aus 2027 gilt das bis zum 31.12.2027, wenn euer Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug (§ 27 Abs. 38 UStG).

Wann ihr eine Rechnung schreiben müsst

Eine Rechnung dürft ihr für jede Leistung schreiben. Verpflichtet seid ihr dazu innerhalb von sechs Monaten nach dem Auftritt, wenn der Empfänger ein Unternehmer ist und die Leistung für sein Unternehmen bezieht, etwa ein Club. Dasselbe gilt für eine juristische Person, die kein Unternehmer ist (§ 14 Abs. 2 UStG). Spielt ihr auf einer privaten Hochzeit, besteht diese Pflicht nicht; eine Rechnung schreiben dürft ihr trotzdem.

Wie lange ihr Rechnungen aufhebt

Rechnungen hebt ihr acht Jahre auf, eure eigenen als Doppel und alle, die ihr bekommt (§ 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Eine Rechnung vom März 2026 darf also frühestens nach dem 31.12.2034 weg.

Die Frist für Buchungsbelege ist zum 01.01.2025 kürzer geworden. Die neue Fassung gilt für alle Unterlagen, deren Frist nach der bis 31.12.2024 geltenden Fassung noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Keine Frist endet, solange die Unterlagen für eine Steuer von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft (§ 147 Abs. 3 AO).

Kurzfassung

Als Kleinunternehmer braucht die Rechnung Namen und Anschriften, Steuernummer, Datum, Leistung und Betrag mit Hinweis auf § 19 UStG. Ohne die Regelung kommen Rechnungsnummer, Leistungsdatum, Steuersatz und Steuerbetrag dazu. Im Gründungsjahr zählt laut Bundesfinanzministerium die Grenze von 25.000 Euro für das laufende Jahr, danach 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Kleinunternehmer dürfen auf Papier oder mit Zustimmung als PDF abrechnen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Rechnungen hebt ihr acht Jahre ab Ende des Ausstellungsjahres auf.