Konzert selbst veranstalten: Raum, GEMA, Kasse und Versicherung

Mietet ihr einen Raum und verkauft selbst die Karten, seid ihr der Veranstalter. Die Einwilligung der GEMA holt ihr dann vor dem Abend ein, und die Kasse an der Tür bestimmt, was ihr aufzeichnen müsst.

Ein Beispiel für den Raum: Der Magazinkeller im Bremer Schlachthof kostet für ein Konzert mit Eintritt 600 Euro plus 600 Euro Kaution, bei höchstens 196 Stehplätzen (Stand 13.09.2026). Das ist ein geprüfter Raum, kein Durchschnittspreis.

Wann ist eine Band Veranstalter?

Veranstalter ist, wer den Abend ausrichtet und die organisatorische und finanzielle Verantwortung trägt. So bestimmt es der Bundesgerichtshof im Urteil „Trassenfieber“ vom 12.02.2015. Mietet ihr den Raum, macht Werbung und verkauft Karten, trifft das auf euch zu. Spielt ihr in einem Club, der euch bucht, ist im Normalfall der Club Veranstalter; was dann in eure Abmachung gehört, steht in Vertrag mit dem Club.

Wer lediglich den Saal vermietet, ist nach demselben Urteil kein Veranstalter. Die GEMA-Anmeldung übernimmt der Vermieter also nicht von selbst. Im Fall „Trassenfieber“ haftete ein Theaterbetreiber trotzdem als Mitveranstalter, weil er über die Vermietung hinaus bewirtet und die Aufführung beworben hatte.

Was die GEMA für ein eigenes Konzert kostet

Für Konzerte bis 2.000 Besucher berechnet der Tarif U-K 5,75 Prozent der Netto-Karteneinnahmen, also der Kartenpreise ohne Umsatzsteuer, Vorverkaufs- und Systemgebühren (Ziffer I 1.1 und II 2.1). Mindestens fällig sind 30,40 Euro bis 150 Besucher und 60,80 Euro bis 300, jeweils plus 7 Prozent Umsatzsteuer.

Rechenbeispiel mit runden, erfundenen Zahlen: 80 Leute zahlen je 10 Euro netto, zusammen 800 Euro. 5,75 Prozent davon sind 46,00 Euro und damit mehr als der Mindestsatz; mit Umsatzsteuer zahlt ihr 49,22 Euro. Die Kosten des ganzen Abends rechnet ihr mit Was ein Konzert kostet.

Für Konzerte der musikalischen Nachwuchsarbeit gelten 4,50 Prozent (Ziffer I 1.2). Das Konzert verfolgt dann nachweislich keine wirtschaftlichen Ziele, kostet höchstens 22 Euro netto Eintritt und hat höchstens 300 Besucher. Das Durchschnittsalter der Band liegt bei höchstens 27 Jahren, und mindestens die Hälfte des Programms habt ihr selbst geschrieben. Sponsoring oder Fördergeld, das Einnahmen ersetzt, erhöht die Berechnungsgrundlage pauschal um 7 Prozent (Ziffer II 2.3).

Die Angaben zur Abrechnung und die Setlist verlangt der Tarif innerhalb von 21 Arbeitstagen (Ziffer II 2.5); kommt die Setlist nicht in dieser Frist, werden zusätzlich 10 Prozent der Vergütung berechnet (Ziffer II 5). Die Konzertseite der GEMA nennt für die Setlist sechs Wochen. Reicht sie innerhalb der kürzeren Frist ein. Wie die GEMA sonst mit eurer Musik umgeht, steht in GEMA für Newcomer.

Raum mieten: was die Mietseite nicht verrät

Der Magazinkeller im Bremer Schlachthof ist ein Raum, den Bands selbst mieten: Laut Mietseite finden dort Konzerte vor allem „im do it yourself-Verfahren“ statt. Er kostet 500 Euro ohne Eintritt und 600 Euro mit Eintritt, jeweils plus 600 Euro Kaution, bei 200 Quadratmetern und 196 Stehplätzen. Was im Preis steckt, wie ihr absagt und wer GEMA oder Versicherung übernimmt, steht auf der Seite nicht.

Für die Größe zählt eine Grenze: Räume, die mehr als 200 Besucher fassen, fallen unter die Sonderregeln für Versammlungsstätten. Die Muster-Versammlungsstättenverordnung der Bauministerkonferenz setzt diese Grenze und rechnet, wo nichts anderes festgelegt ist, mit zwei Stehplätzen je Quadratmeter. Die Länder setzen die Muster-Verordnung um oder wenden sie an. Für wie viele Personen euer Raum ausgelegt ist, erfragt ihr beim Vermieter; die 196 Stehplätze im Beispiel sind dessen Angabe, keine Rechnung aus der Fläche.

Kasse an der Tür: Geldkassette oder Kassen-App

Mit einer Registrierkasse oder einem computergestützten Kassensystem gelten die Regeln für elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a AO, § 1 KassenSichV). Jeder Verkauf wird einzeln aufgezeichnet, das System braucht eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, und ihr gebt Belege aus. Ein solches System meldet ihr außerdem innerhalb eines Monats nach der Anschaffung dem Finanzamt, elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz; dasselbe gilt für die Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 AO). Die Pflichten hängen am System, nicht am Verkauf.

Ohne elektronisches System haltet ihr die Kasseneinnahmen täglich fest (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO). Auf Einzelaufzeichnungen dürft ihr beim Barverkauf von Waren an eine Vielzahl unbekannter Personen verzichten, solange kein elektronisches System im Einsatz ist (§ 146 Abs. 1 Sätze 3 und 4 AO); für den Merchtisch reicht das, und wie der Kassenbericht dort aussieht, steht in Merch am Konzertabend.

Eintritt ist keine Ware, sondern eine Dienstleistung. Der Anwendungserlass zur Abgabenordnung überträgt die Ausnahme ausdrücklich auf Dienstleistungen an eine Vielzahl unbekannter Personen gegen Barzahlung, solange der Kundenkontakt im Wesentlichen auf Bestellung und kurzen Bezahlvorgang beschränkt bleibt und kein elektronisches System benutzt wird; dauert der Kontakt so lange wie die Leistung und nimmt der Kunde individuell Einfluss, bleibt es bei der Einzelaufzeichnung (AEAO zu § 146, Nr. 2.2.6). Im Gesetzestext selbst steht der Fall nicht. Wer sichergehen will, zählt an der Tür jede verkaufte Karte einzeln, mit nummerierten Karten oder einer Strichliste, und klärt die Frage vor dem Abend mit der Steuerberatung. Die Zahl der Besucher braucht ihr ohnehin für die GEMA.

Veranstalterhaftpflicht: was die Summe nicht sagt

Eine Veranstalterhaftpflicht deckt Personen- und Sachschäden, die bei eurer Veranstaltung entstehen, und die daraus folgenden Vermögensschäden. Die Allianz nennt als Standard 3 Millionen Euro pauschal und versichert auch einzelne Veranstaltungen. Einen Preis nennen weder die Allianz noch der Makler EventAssec auf ihren Seiten.

Kurzfassung

Mietet ihr den Raum und verkauft Karten, seid ihr Veranstalter. Vorher fragt ihr nach Kapazität, Vertragsbedingungen und Versicherungsnachweis und meldet das Konzert bei der GEMA an. An der Tür entscheidet die Kasse über die Pflichten: Mit einer App braucht ihr Sicherheitseinrichtung, Belege und die Meldung ans Finanzamt, mit der Kassette haltet ihr die Einnahmen täglich fest und zählt die Karten mit. Angaben und Setlist gehen innerhalb von 21 Arbeitstagen an die GEMA (die GEMA-Seite nennt für die Setlist sechs Wochen). Bei der Versicherung fragt ihr nach Schäden durch Besucher und am gemieteten Raum.